Qué es SES.Hospedajes
SES.Hospedajes es el sistema del Ministerio del Interior que recoge las comunicaciones de reservas y viajeros que deben hacer las empresas de alojamiento. Sustituyó a los antiguos procedimientos de envío de partes a la Policía Nacional y a la Guardia Civil y centraliza en una sola plataforma lo que antes se hacía por canales distintos.
La obligación de fondo la fija el Real Decreto 933/2021, que regula el registro documental y la comunicación de datos de las personas que se alojan en establecimientos de hospedaje. El acceso a la plataforma se hace desde hospedajes.ses.mir.es, donde el establecimiento se da de alta y obtiene sus credenciales.
¿Qué albergues están obligados a usar SES.Hospedajes?
El real decreto se aplica a quienes ejercen actividades de hospedaje, y eso incluye a los albergues, hostels y casas de colonias, igual que a hoteles, campings o apartamentos turísticos. No importa que el alojamiento sea en habitaciones compartidas ni que el cliente sea un grupo escolar: si se aloja a personas, hay que registrarlas y comunicarlas.
La diferencia está en a quién se comunica, y depende de la comunidad autónoma:
| Ubicación del albergue | Dónde se comunican los viajeros | Cómo llegan los datos al Estado |
|---|---|---|
| Cataluña | Mossos d'Esquadra (registreviatgers.mossos.gencat.cat) | La Generalitat los traslada; no hay que usar SES.Hospedajes |
| Resto de España | SES.Hospedajes (Ministerio del Interior) | Directamente a través de la plataforma |
La excepción de Cataluña
Los establecimientos situados en Cataluña comunican sus viajeros únicamente a los Mossos d'Esquadra, a través de registreviatgers.mossos.gencat.cat. La Generalitat se encarga de trasladar esa información al Estado, por lo que estos albergues no necesitan darse de alta ni enviar partes en SES.Hospedajes. Así lo aclaró una nota de la Dirección General de la Policía de 7 de agosto de 2024.
Es un punto que genera muchas dudas: enviar los datos a los dos sitios no aporta nada y duplica trabajo. Si tu albergue está en Cataluña, tu canal es el de los Mossos.
Qué datos hay que comunicar
El Real Decreto 933/2021 distingue entre los datos de la reserva o contrato y los datos de cada viajero. Sin sustituir la lectura de sus anexos, en la práctica un albergue suele tener que recoger información de este tipo:
- Del establecimiento y la reserva: identificación del alojamiento, referencia del contrato, fechas de entrada y salida, número de personas y datos relacionados con el pago.
- De cada viajero: nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, nacionalidad, domicilio y datos de contacto.
- Para menores: la relación de parentesco o de responsabilidad con el adulto que los acompaña, cuando proceda.
Qué campos son obligatorios en cada caso y cómo se tratan los menores de cierta edad está detallado en el anexo del real decreto y en la documentación de la propia plataforma. Conviene revisarlo ahí, porque el formulario de check-in del albergue debe pedir exactamente lo que se exige, ni más ni menos.
En qué plazo se comunican
El real decreto fija plazos breves para enviar tanto las reservas como los datos de los viajeros una vez llegan al alojamiento. No reproducimos aquí los plazos exactos para no inducir a error: consúltalos en el texto consolidado del BOE o en la ayuda de SES.Hospedajes, y en caso de duda pregunta a la administración competente.
Lo que sí es seguro es que, con plazos cortos, depender de que alguien se acuerde de subir los partes al final del turno es un riesgo. Por eso cada vez más albergues automatizan el envío.
Cómo se envían los datos a SES.Hospedajes
Una vez dado de alta, el establecimiento tiene básicamente dos caminos:
- Manual: entrar en la web de SES.Hospedajes y dar de alta reservas y viajeros, o subir ficheros con los datos. Funciona, pero exige teclear o preparar la información cada vez y es fácil equivocarse con un número de documento.
- Automático por webservice: el programa de gestión (PMS) del albergue se conecta a la plataforma del Ministerio y envía las comunicaciones él solo, con las credenciales del establecimiento. Nadie tiene que copiar datos.
Qué hace un PMS que envía por webservice
En un flujo bien montado, el proceso queda así:
- El cliente reserva y, antes de llegar, completa el check-in online desde el móvil con los datos de todos los viajeros.
- El programa valida que no falten campos obligatorios.
- Cuando toca, el PMS genera la comunicación en el formato que pide el Ministerio y la envía por webservice.
- El sistema consulta el resultado del envío y muestra si se ha aceptado o si hay algún error que corregir.
- El equipo solo interviene si algo falla, por ejemplo un documento mal escrito.
La ventaja no es solo ahorrar tiempo: los datos se introducen una vez, normalmente por el propio viajero, y se reutilizan sin transcripciones intermedias.
Checklist para cumplir con SES.Hospedajes (fuera de Cataluña)
- Confirmar que tu albergue está fuera de Cataluña; si está en Cataluña, tu canal es el de los Mossos.
- Dar de alta el establecimiento en hospedajes.ses.mir.es y guardar las credenciales.
- Leer en el BOE qué datos y plazos te aplican.
- Adaptar tu ficha o formulario de check-in para recoger todos los campos obligatorios.
- Decidir si enviarás a mano o por webservice desde tu programa de gestión.
- Si usas webservice, configurar las credenciales en el PMS y hacer un envío de prueba.
- Revisar a diario el estado de los envíos y corregir los rechazados.
- Guardar el registro documental durante el tiempo que marque la normativa.
¿Y si mi albergue está en Cataluña?
Los Mossos d'Esquadra no ofrecen webservice, así que el envío no puede ser totalmente automático como en SES.Hospedajes. Lo habitual es subir un fichero con los viajeros en el formato de los Mossos a su portal, en el apartado «Enviament de fitxers massius». Lo que sí se puede automatizar es la generación de ese fichero a partir de los datos del check-in, de modo que solo quede descargarlo y subirlo.
Cómo lo resuelve HostelOp
HostelOp es un software de gestión y reservas pensado para albergues, hostels y casas de colonias. El viajero hace el check-in online desde el móvil antes de llegar y, con esos datos, el programa trabaja según dónde esté el albergue:
- Resto de España: envía automáticamente los partes a SES.Hospedajes por webservice y consulta el resultado del envío.
- Cataluña: genera el fichero de viajeros en el formato de los Mossos d'Esquadra, listo para subirlo a su portal.
Puedes ver cómo encaja con el resto de la gestión (reservas, señales, calendario de ocupación) en las funcionalidades de HostelOp o en el tour del programa con capturas. Si prefieres verlo aplicado a tu caso, pide una demo gratuita de HostelOp.